제안요청서, RFP 작성 방법 (샘플, 양식)

제안요청서 중요성과 작성 가이드

제안요청서인 RFP(Request for proposal)는 고객사가 제안사에게 요구하는 사항을 기술한 문서다. 즉, 제안서를 작성하기 위한 가이드 라인이라고 봐도 무방하다. 제안사는 RFP에서 요청하는 기준을 충족하고, 가이드를 분석해서 고객사가 만족할만한 제안서를 제작해야 한다.

RFP, 꼭 필요할까?

마케팅 대행사를 선정하는 고객사 입장에서 RFP 작성은 귀찮은 일처럼 느껴질 수도 있다. 특히 경쟁 입찰을 통한 마케팅 대행사 선정이 아니라면 ‘굳이 RFP가 필요한가?’라고 생각이 들 수도 있다. 미팅을 통해 마케팅의 목적, 계획, 목표 등을 구두로 전달한 다음 제안서를 받고 진행 여부를 결정해도 실무상 전혀 무리가 없으니까. 하지만 형식적인 페이퍼라고 생각되는 RFP, 없는 것보다는 있는게 백배 낫다. RFP가 필요한 2가지 이유를 아래에서 살펴보도록 하자.

1_ 불필요한 커뮤니케이션이 줄어든다.

RFP 없이 구두로 제안 목적을 설명했다면 당신은 제안사와 소모적인 커뮤니케이션을 하게 될 수도 있다. 목적, 과업의 범위, KPI, 소요예산, 과업기간, 제안서 제출 기한, 제안 방법 등.. 제안에 필요한 요소들을 다시 설명하고 있는 자신의 모습을 발견하게 될 수도 있다. 그러나 제안요청서를 통해 명확하게 과업의 목적과 목표를 설정해두면 불필요한 커뮤니케이션은 감쪽같이 사라지게 된다. 제안 작업을 하는데 소모되는 시간 & 인건이 절약되니 자연스럽게 좋은 제안이 따라온다.

2_ 원하는 대행사의 척도&기준이 된다.

마케팅 대행사는 기업 내부 조직이 아닌, 외주의 영역이다. 어떤 기업인지도 모른채 제안서 하나만으로 여러 대행사를 평가하고 선정해야 한다. 문서 하나로 기업을 평가한다는건 참으로 어려운 일이다. 그래서 더욱이 제안사에서 명확한 기준을 제시해줘야 한다. RFP는 대행사 선정의 기준이자 척도가 된다. 프로젝트 경험은 풍부한지, 과업은 문제 없이 수행할 수 있는지, 조직 구성은 어떻게 되는지 등 내용을 RFP를 통해 고지를 하고, 이에 대한 피드백을 제안서로 받아 꼼꼼히 살펴야 한다. 비유하자면 RFP는 제대로 된 목적지를 찾아가는데 도움을 주는 지도 또는 나침반 같은 역할인 셈이다.

마케팅 RFP 작성요

#과업 개요

추진하는 과업의 이름, 배경 및 목적, 예산 등 RFP에서 빠져서는 안될 요소이다. 한마디로 이 프로젝트를 왜 하는지에 대한 목적을 드러내는 부분이라고 볼 수 있다. RFP에서 가장 신경써서 작성해야 하는 부분이기도 하다. 만약 과업 개요의 내용이 모호하게, 혹은 추상적으로 작성된다면 쌩뚱맞은 제안서을 받게 될 수도 있으니 주의해야 한다.

과업개요 예시
 과업명 브랜코스 공식 SNS 채널 운영 및 온라인 마케팅 대행
 과업 목적 브랜코스 브랜드 인지도 제고 및 커뮤니케이션 강화
 과업 예산 연간 1억 – 2억원 규모 (부가가치세 별도)

아무 이유도 없이 마케팅을 하는 기업은 없다. 분명 원하는 목적이 있고, 이를 통해 얻고자 하는 목표가 있다. 그 내용이 축약되어 있기 부분이 바로 과업 개요다. 그렇기 때문에 제안서를 작성하는 제안사도 제안 작업이 막힐 때마다 다른 부분이 아닌, 과업 개요부터 꼼꼼히 검토하고 방향을 재설정한다.

#과업 범

과업 범위가 지정되지 않으면 제안사는 끝없는 상상의 나래를 펼칠 수 있게 된다. 예를 들어 ‘광고’를 해달라는 요청을 했다면 길거리 전단지부터 뉴욕 타임스퀘어 광고까지 이 세상에 있는 모든 과업을 생각할 수 있게 된다. (물론 예산 범위 내에서 진행되겠지만) 그래서 과업의 범위를 세부적으로, 단계별로 지정해주는 것이 좋다. 제안사 입장에서도 좀 더 현실적인 제안서를 작성 할 수 있으며, 계약 이후 실무를 진행하더라도 과업 범위에 대해 분쟁이 생기지 않는다.

과업범위 예시
 범위 내용
 1단계SNS 채널별 운영전략 수립– SNS 채널 선정- SNS 트렌드 분석 및 채널 적용 방안-노출영역 확산 채널 선정 
 2단계실행 방안 수립 – 운영 인력 (커뮤니케이션, 보고 등) 확정- 웹사이트 연계 방안 설정
 3단계운영 및 모니터링– 콘텐츠 운영, 발행 계획 수립- 유입 증대를 위한 캠페인 기획- 주간/월간 업무현황 및 데이터 보고- 부정여론 보고 및 대응 관리

#참가 자격

참가 자격은 필수가 아닌 선택이다. 그러나 참가 자격에 제한을 두면 그만큼 원하는 기업만 타겟팅 할 수 있다. 마케팅 목적을 달성하는데 최적화된 기업만 쏙쏙 골라낼 수 있게 된다는 뜻. 예를 들면 참가 자격으로 기업 재정 규모를 둘 수 있다. 프로젝트가 커지면 커질수록 자본금, 매출 규모 등이 중요하다. 재정적으로 부실한 기업은 프로젝트 수행 중도에 문제가 생길 가능성도 있다.

프로젝트의 경험치를 보증받고 싶다면 최근 용역 계약 실적을 자격 조건으로 두어 큰 프로젝트의 경험이 있는지 확인하는 것도 하나의 방법이다. (ex. 최근 1년간 온라인 홍보 용역 단일계약 건 8천만원 이상 수행실적) 미팅, 취재 이슈가 많다면 고객사의 영업 소재지 근처에 있는 지역만 참가할 수 있도록 자격을 설정해도 상관없다. (ex. 주된 영업 소재지를 서울시 또는 경기도 내에 둔 업체)


구글에 “제안요청서” 혹은 “RFP”라고 검색하면 수없이 많은 양식들을 볼 수 있다. 오늘 소개한 RFP 작성 요령은 양식에 제한을 두는 것이 아닌, RFP의 필요성과 제안 요령에 대한 소개 정도이니 작성 전 가볍게 읽어볼 것을 권한다.

또한 여러 업체를 선정하는 공개 입찰이 아니라 하나의 대행사를 선정하더라도 RFP는 한번쯤 작성해두면 좋다. RFP를 작성하는 과정에서 기업 내의 마케팅을 되돌아보고, 방향을 재설정하는 계기가 되기 때문이다. 잘 만든 RFP는 기업에서 원하는 대행사를 선정하는데 효자 노릇을 톡톡히 할 것이다.

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