제안요청서 작성 가이드 를 정리해 드립니다. 제안요청서는 업계에서는 ‘RFP'(Request for proposal)라는 용어로 불리기도 하는데요. 고객사가 제안사에게 요구하는 사항을 전달하는 문서입니다. 즉, 제안서를 작성하기 위한 가이드 라인이라고 봐도 무방하죠. 제안사는 RFP에서 요청하는 기준을 충족하고, 가이드를 분석해서 고객사가 만족할만한 제안서를 제작해야 합니다.
제안요청서 작성 가이드 (1)
RFP, 왜 필요할까?
마케팅 대행사를 선정하는 회사(브랜드), 담당자 입장에서는 RFP 작성이 귀찮게 여겨지기도 합니다. 특히 경쟁 입찰을 통한 마케팅 대행사 선정이 아니라면 ‘굳이 RFP까지 써야 하나?’라는 의문이 들 수도 있죠. 미팅을 통해 마케팅의 목적, 계획, 목표 등을 구두로 전달한 다음 제안서를 받고 진행 여부를 결정해도 실무상으로는 전혀 문제가 되지 않습니다. 하지만 형식적인 페이퍼라고 생각되는 이 제안요청서 는 실제로 없는 것보다는 있는 게 결과론적인 측면에서 효과적입니다. 그 이유를 아래 2가지로 정리해 드립니다.
1. 불필요한 커뮤니케이션이 줄어든다.
RFP 없이 구두로 제안 목적을 설명했다면 당신은 제안사와 소모적인 커뮤니케이션을 하게 될 가능성이 높습니다. 목적, 과업의 범위, KPI, 소요예산, 과업기간, 제안서 제출 기한, 제안 방법까지. 제안에 필요한 요소들을 조각조각 설명하고 있는 내 모습과 마주하게 됩니다. 그러나 제안요청서를 통해 명확하게 과업의 목적과 목표를 설정해두면 불필요한 커뮤니케이션은 감쪽같이 사라집니다. 소모되는 시간 과 인건비 절약은 자연스레 좋은 제안과 기회로 연결됩니다.
2. 원하는 대행사의 척도&기준이 된다.
마케팅 대행사는 기업 내부 조직이 아닌, 외부 기업입니다. 만약 제안요청서가 없다면 어떤 기업인지도 모른 채 제안서 하나만으로 여러 대행사를 평가하고 선정해야 하죠. 사실 문서 하나로 기업을 평가하는 게 쉬운 일은 아닙니다. 그래서 더욱 제안사에게 명확한 기준을 제시해줘야 하죠. 제안요청서는 대행사 선정의 기준이자 척도가 됩니다. 프로젝트 경험은 풍부한지, 과업은 문제 없이 수행할 수 있는지, 조직 구성은 어떻게 되는지 등 내용을 RFP를 통해 고지를 하고, 이에 대한 피드백을 제안서로 받아 꼼꼼히 살펴야 합니다. 비유하자면 RFP는 제대로 된 목적지를 찾아가는데 도움을 주는 지도 또는 나침반 같은 역할을 합니다.
제안요청서 작성 가이드 : 필수 항목 3가지
1. 과업 개요
추진하는 과업의 이름, 배경 및 목적, 예산 등 제안요청서에서 빠질 수 없습니다. 한마디로 이 프로젝트를 왜 하는지에 대한 목적을 드러내는 부분이라고 볼 수 있죠. 제안요청서에서 가장 신경써서 작성해야 하는 부분입니다. 만약 과업 개요의 내용이 모호하게, 혹은 추상적으로 작성된다면 의도와 다른 제안서을 받게 될 수 있으니 주의를 요합니다.
| 과업개요 예시 | |
| 과업명 | (브랜드 이름) 공식 미디어 운영 대행 용역 |
| 과업 목적 | 브랜드 인지도 향상 및 구독자 증가, 커뮤니케이션 활성화 |
| 과업 예산 | 연간 1.2억 원 (VAT 별도) |
이유없이 홍보나 마케팅하는 기업은 없습니다. 어느 회사든 원하는 목적이 있고, 이를 통해 얻고자 하는 목표를 세울 수 있습니다. 그 내용이 축약되어 있는 부분이 바로 이 과업 개요. 그렇기 때문에 제안서를 작성하는 제안사도 제안 작업이 막힐 때마다 다른 부분이 아닌, 과업 개요부터 꼼꼼히 검토하고 방향을 재설정합니다.
2. 과업 범위
과업 범위가 지정되지 않으면 제안사는 끝없는 상상의 나래를 펼칩니다. 예를 들어 ‘광고’를 해달라는 요청을 했다면 길거리 전단지부터 뉴욕 타임스퀘어 광고까지 이 세상에 있는 모든 일을 떠올리게 되죠.(물론 예산 범위 내에서) 그래서 과업의 범위를 세부적으로, 단계별로 지정해주는 게 좋습니다. 제안을 하는 입장(제안사)에서도 조금 더 현실적인 제안을 준비할 수 있고, 실제 계약 이후 실무 과정에서도 분쟁이 줄어드는 효과가 있습니다.
| 과업범위 예시 | |
| 범위 | 내용 |
| 1단계 운영전략 수립 | 미디어 선정 : 트렌드 분석 및 채널 적용 방안 (노출영역 확산 채널 포함) |
| 2단계 실행 방안 수립 | 운영 인력 확정, 커뮤니케이션, 보고 등 (웹사이트 연계 방안 필수) |
| 3단계 운영 및 모니터링 | 콘텐츠 운영, 발행 계획 수립 유입 증대를 위한 캠페인 기획 주간/월간 업무현황 및 데이터 보고 부정여론 보고 및 대응 관리 |
3. 참가 자격
참가 자격은 필수가 아닌 선택입니다. 그러나 참가 자격에 제한을 두면 그만큼 원하는 기업만 타겟팅(?) 할 수 있다. 기호나 결이 맞는 회사에게 제안받을 확률이 높아진 다는 얘기. 대표적인 자격으로 같은, 또는 비슷한 일을 어떻게 수행했는지, 그 결과는 어땠는지 경험을 예로 들 수 있습니다.
프로젝트의 경험치를 보증받고 싶다면 최근 용역 계약 실적을 자격 조건으로 두어 유사한 프로젝트의 경험이 있는지 확인하는 것도 하나의 방법입니다. 미팅, 취재 이슈가 많다면 고객사의 영업 소재지 근처에 있는 지역만 참가할 수 있도록 자격을 설정하는 것도 하나의 방법. 다만 근래에는 비대면으로 업무를 처리하는 회사와 도구들이 많아 이런 한계는 점차 줄어드는 추세입니다.
이건 기본이에요. 꼭 담아두시길.
실제 구글에 “제안요청서” 혹은 “RFP”라고 검색하면 수없이 많은 양식들을 볼 수 있습니다. 오늘 소개한 RFP 작성 요령은 양식에 제한을 두는 것이 아닌, 제안요청서의 필요성과 제안 요령에 대한 소개 정도이니 작성 전 가볍게 읽어볼 것을 권합니다.
또 여러 업체를 선정하는 공개 입찰이 아니라 하나의 대행사를 선정하더라도 제안요청서(RFP)는 한번쯤 작성해두면 좋습니다. RFP를 작성하는 과정에서 우리 브랜드의 마케팅 활동을 리뷰해 보고, 방향을 재설정하는 계기도 되기 때문입니다. 잘 만든 제안요청서는 기업에서 원하는 대행사를 선정하는데 효자 노릇을 톡톡히 하니 반드시 정성을 다해 작성해 보시기 바랍니다.
